Компании все больше стремятся к расширению возможностей систем электронного документооборота

Кто владеет информацией, тот владеет миром. Довольно избитая фраза, но по сей день сложно усомниться в ее актуальности. Считается, что умение управлять информацией в организации – это верх бизнес-совершенства. Ведь развитие бизнеса неразрывно связано с развитием различных систем структурирования корпоративного контента.

Принятая в развитых ИТ-странах модель, основанная на отсутствии жестких правил документированного взаимодействия, привела к появлению класса систем Enterprise content management (ECM).ECM – это управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. Современные ECM-системы состоят из нескольких компонентов. Это управление документами – регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов; работа с образами документов – полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку; управление записями – долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями; управление потоками работ – поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями.

Системы данного класса пришли в отечественные компании относительно недавно. В казахстанской практике подобные системы используются параллельно с уже развитыми системами электронного документооборота (СЭД). Несколько лет назад тема внедрения электронного документооборота в организации нашей страны занимала топовые места во всех хит-листах корпоративных ИТ-проектов. Главным образом, это было связано с началом внедрения в Казахстане электронного правительства. Трудно было найти компанию, которая хотя бы раз не пыталась заменить всю бумажную волокиту на электронную простоту и удобство, стараясь идти в ногу со временем. Основным потребителем решений СЭД на протяжении нескольких лет являются государственные структуры, и это доминирование все еще сохраняется. Значительный интерес проявляли также управляющие компании, промышленные предприятия и финансовые учреждения. Если говорить о размерах предприятий, то СЭД, в первую очередь, использовал крупный и средний бизнес.

Однако время шло, и интерес к «сугубо канцелярским системам» резко снизился. Компании не хотят использовать программы с узким профилем, стремясь к расширению возможностей подобных систем с целью автоматизации бизнес-процессов. Здесь чаша весов склонилась в сторону представителей бизнеса. Внедряя ECM-системы, казахстанские бизнес-структуры уделяют большое внимание не только движению потока документов, но и структурированию всего контента организации.

На сегодняшний день многие зарубежные компании, включая крупных вендоров, готовы предложить программные решения для грамотного управления бизнес-информацией в компании:

Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 (США) – это интегрированный набор серверных приложений, способствующих улучшению организации труда благодаря возможностям всестороннего управления информацией и корпоративного поиска, ускорению совместно выполняемых бизнес-процессов и упрощению обмена данными между отделами компании. ECM-решения Microsoft помогают организациям объединять различную информацию из разных сетевых папок и жестких дисков в единое хранилище с централизованным управлением и однородной системой категорий. Однако Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 пока не обладает средствами управления записями и веб-контентом и не является кроссплатформенной, то есть не может интегрироваться ни под одну систему, кроме Windows.

Oracle Universal Content Management (США) – система, представляющая собой довольно-таки продуманный и почти идеальный по функционалу набор инструментов. Это и неудивительно, ведь корпорация Оracle – одна из трех ведущих поставщиков ECM-платформ в мире. Унифицированная архитектура для надежного управления документами, файлами, веб-контентом и цифровыми активами. Кроме того, только у этой системы есть весьма важная функция – «горячее» включение». Данная функция дает возможность использования хранилищ, систем безопасности и корпоративных приложений Oracle и других производителей сразу после установки. Кросс-платформенность – основной конек данной системы. Oracle Universal Content Management способна интегрироваться даже с системами семейства Microsoft.

EMC Documentum(США). Американская компания EMC является традиционным лидером в этом направлении, предлагающая своим корпоративным заказчикам такой сильный продукт как Documentum. Данная ECM-система позволяет управлять процессом создания документов, использовать средства сканирования и распознавания или специализированных приложений (MS Office, CAD/CAM-системы, ERP). Реализация совместной работы с документами. Распределение прав доступа. Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов и многое другое. Производитель данного программного решения компания EMC значительно расширяет горизонты функционала системы, приобретая компании поменьше. Так, приобретение компании X-Hive позволило расширить возможности платформы Documentum при работе с XML-форматами. Хотя средства Documentum обладают богатой функциональностью, они довольно дороги и сложны для внедрения. Правда, выпущенная недавно Documentum 6 пытается решить эти проблемы, предлагая расширенные возможности по конфигурированию и интеграции.

ARTA Information (Казахстан). Корпоративный продукт казахстанской компании ARTA. Система управления корпоративной информацией – именно так позиционируют отечественные производители свое «детище». ARTA Information позволяет создавать базы нормативной документации, наглядные хранилища проектной документации, осуществлять быстрый поиск информации, локализована на три языка, а также обладает гибкой настройкой прав доступа к конфиденциальной информации. К тому же, программа способна работать на нескольких аппаратных платформах и операционных системах. Как и во всех системах подобной этой, в ARTA Information тоже есть свои минусы. При всем обилии инструментов в данной системе слабо развита функция документооборота, как у остальных коллег по цеху.

В начале текущего года в России было проведено исследование рынка ECM. Опрос показал, что важность эффективности управления электронной информацией для долгосрочного успеха компании признается практически единодушно. «Важно и исключительно важно» – так ответило 81,7%, «не важно» – всего 2%. Ключевыми факторами влияния на решение вопросов управления документооборотом названы общее повышение эффективности работы предприятия (39,4%), соответствие законодательным и нормативным требованиям (18%) и оптимизация бизнес-процессов (14,7%). В целом значимость фактической экономии при обосновании инициатив в этой сфере оценили как высокую более двух третей опрошенных. Результаты опроса показывают, что в соседних странах данный класс систем пользуется большой популярностью. Хочется верить, что и в нашей стране системы подобного класса также найдут своего потребителя в лице казахстанских управленцев.

При полном или частичном использовании материалов гиперссылка на деловой портал Kapital.kz в первом абзаце обязательна.